Chcesz zorganizować udaną konferencję, ale nie wiesz, od czego zacząć? Takie przedsięwzięcie jest jednocześnie satysfakcjonujące i stresujące. To doskonała okazja do nawiązania kontaktów i pogłębienia wiedzy w konkretnej dziedzinie. Pamiętaj, by jasno określić cel konferencji. Przygotowania do wydarzenia rozpocznij przynajmniej sześć miesięcy wcześniej.
Termin
Wybierając datę, upewnij się, że nie koliduje z innymi szkoleniami lub konferencjami na ten sam (lub zbliżony) temat. W przeciwnym razie możesz zmniejszyć frekwencję. Pamiętaj, że duże konferencje w dowolnej dziedzinie odbywają się mniej więcej o tej samej porze każdego roku. Dlatego sprawdź strony internetowe głównych organizacji i firm działających w danej branży.
Program konferencji
Program konferencji powinien być atrakcyjny, z ciekawymi tematami i znanymi mówcami. Dlatego znajomość konkretnej dziedziny lub dostęp do ekspertów jest wielką zaletą.
Najpierw stwórz listę potencjalnych tematów. Powinny być nowatorskie, oryginalne lub przynajmniej w jakiś sposób inne.
Podziel program na sesje tematyczne. Określ też czas, jaki trzeba poświęcić na poszczególne tematy. Warto zarezerwować godzinę na pytania uczestników konferencji. Poinformuj mówców o tym, o czym mają mówić. Dzięki temu treści nie będą się nakładać.
Prelegenci
Skład renomowanych prelegentów może naprawdę zwiększyć zainteresowanie Twoją konferencją. Poproś o rekomendację mówców. Sprawdź też najnowsze artykuły na ich temat. Pamiętaj, że sponsorzy chętniej wyłożą środki, gdy zobaczą listę wybitnych specjalistów.
Finansowanie i sponsoring
Uiszczenie opłaty przez delegatów może pomóc sfinansować wydarzenie, ale też może ich zniechęcić. Ponadto najprawdopodobniej będziesz potrzebować dostępu do funduszy z dużym wyprzedzeniem. Jeśli już zdecydujesz się na opłatę rejestracyjną, najlepiej ogranicz ją do minimum. Niektórzy organizatorzy proszą o depozyt w celu zabezpieczenia udziału, który później podlega zwrotowi.
Postaraj się pozyskać sponsorów zewnętrznych. Musisz obliczyć, ile środków potrzebujesz od każdego sponsora. Pamiętaj, że powinieneś to dobrze uzasadnić. Skontaktuj się wcześniej z potencjalnymi sponsorami. Pozyskanie funduszy może bowiem zająć sporo czasu.
Miejsce konferencji
Idealnie byłoby zorganizować wydarzenie w siedzibie firmy. Wtedy możesz ją jednocześnie zaprezentować. Powinieneś jednak sprawdzić, czy sala pomieści wszystkich delegatów i stanowiska sponsorów. Nie wszystkie przedsiębiorstwa mają takie udogodnienia. Dobrym rozwiązaniem może być sala konferencyjna Ice Kraków.
Szukając sali, zwróć uwagę na lokalizację, wielkość i koszt. Zawsze sprawdzaj osobiście potencjalne miejsca, by ocenić ich przydatność. Nie polegaj tylko na zdjęciach zamieszczonych na stronie internetowej.
Zobacz, czy w centrum konferencyjnym znajdzie się miejsce, w którym można ustawić jedzenie i napoje oraz wszelkie stoiska promocyjne lub sponsorów obok siebie. W ten sposób zachęcisz delegatów do interakcji podczas przerw. Wiele obiektów oferuje pomoc techniczną w zakresie IT i audio.
