Wybór odpowiedniego miejsca na spotkanie firmowe, wydarzenie, konferencję lub szkolenie jest bardzo ważny. Wybierając salę konferencyjną, zwróćmy uwagę na kilka czynników.
Cena
Profesjonalna wycena jest niezwykle ważna. Zanim podpiszesz umowę, porozmawiaj o szczegółach wydarzeniach. Dzięki temu zyskasz jasny obraz wszystkich możliwych kosztów i opłat. Zapytaj, co jest wliczone w cenę. Jakie usługi obejmuje dana oferta? Czy jest wymagana zaliczka i jaka jest kara za zerwanie umowy? Czy musimy zapłacić dodatkowo za wypożyczenie obrusów, stołów i krzeseł? Jakie są minimalne ceny cateringu? Czy w cenę wliczony jest sprzęt WiFi i sprzęt audiowizualny, czy musimy się liczyć z dodatkową opłatą? Warto porównać oferty przynajmniej kilku obiektów konferencyjnych.
Przestrzeń i układ
Przyjrzyj się dokładnie dostępnej powierzchni. W ten sposób łatwo sprawdzisz, czy sala konferencyjna spełnia Twoje potrzeby. Zapytaj, ile gości zmieści się w sali. Jeśli potrzebna będzie scena konferencyjna lub podest estradowy sprawdź, czy zmieści się w obiekcie? Zobacz, czy układ sali jest elastyczny? Czy w razie potrzeby można postawić ścianki działowe? Z pewnością nie chcesz, by sala konferencyjna na 300 osób była praktycznie pusta, jeśli zaproszonych jest tylko 50 gości.
Lokalizacja, dostępność i parking
Jeśli uczestnicy konferencji są z daleka, sprawdź czy obiekt znajduje się w dobrze skomunikowanym punkcie. Zapytaj, czy w pobliżu znajduje się parking dla gości i ile samochód można na nim zaparkować. Dowiedz się, czy są ewentualnie jakieś dodatkowe koszty lub czy można zorganizować jakiś inny transport. Jeśli parking na miejscu nie jest dostępny, powinieneś rozważyć wypożyczenie autobusu, autokaru, Uber lub taksówek.
Usługi i udogodnienia
Nie zakładaj, że wszystkie obiekty oferują taki sam poziom usług i identyczne udogodnienia. Zastanów się, czego potrzebujesz. Jeśli interesuje Cię:
- specjalny catering (np. z daniami dla wegetarian lub alergików),
- kompozycje kwiatowe,
- podkładki,
- długopisy,
- usługi audiowizualne,
- wsparcie IT,
- inscenizacja i oświetlenie,
- odpowiedni wystrój sali,
sprawdź, co oferuje dane miejsce lub, czy współpracuje z jakimiś zaufanymi dostawcami.
Atmosfera
Właściwa atmosfera jest bardzo ważna. Wtedy nadasz spotkaniu właściwy ton. Przy wyborze miejsca, zwróć koniecznie uwagę na cel spotkania. Jeśli event ma służyć rozbudzeniu kreatywności lub poprawie relacji interpersonalnych, rozważ wnętrze, które łatwo dostosuje się do zajęć praktycznych lub grupowych. Jeżeli planujesz ceremonię wręczenia nagród lub uroczystą galę, wybierz elegancką lub inspirującą przestrzeń. Styl mebli, oświetlenie i architektura przyczyniają się do stworzenia odpowiedniej atmosfery. Jednak nie zapomnij też o akustyce. Upewnij się, że z każdego miejsca będzie dobrze słychać mówcę.
Sprzęt audiowizualny
Sprzęt audiowizualny jest potrzebny na większości konferencji, aby wyświetlić prezentacje PowerPoint, slajdy i filmy. Możesz potrzebować mikrofonów, projektorów, ekranów lub specjalnego oświetlenia. Porozmawiaj z menedżerem obiektu, co może zaoferować, co jest wliczone w cenę, a co musisz wynająć od zewnętrznego dostawcy. Zapytaj też, czy dostępne jest wsparcie personelu i pomoc techniczna, jeśli wystąpią jakieś problemy. Sprawdź, czy uczestnicy będą mogli korzystać z bezprzewodowego Internetu.
