W nowoczesnych organizacjach wprowadza się określone normy zarządzania. Jednym z nich jest dokumentowanie, które jest formą tworzenia zapisów regulowanych określonymi normami. Firmy oraz organizacje, które wprowadzają system zarządzania jakością, powinny prowadzić proces dokumentowania i nie mogą uchylać się od tego obowiązku
Prowadzenie dokumentacji
Celem prowadzenia dokumentacji, jest kontrolowanie procesów w organizacji oraz dostarczanie informacji na ich temat. Ma również na celu formalne rozdzielenie obowiązków i praw pomiędzy wszystkich uczestników biorących udział w procesie funkcjonowania organizacji, a także szczegółową archiwizację wszelkich działań podejmowanych w ramach systemu funkcjonowania.
Funkcje dokumentacji można podzielić na kilka grup. Jest to funkcja uświadamiająca, funkcja niezależnego dokumentu, oraz funkcja komunikacyjna. W praktyce proces dokumentacji powinien przede wszystkim zapewniać sprawne funkcjonowanie organizacji i sprawiać, aby mogła wykonywać swoje obowiązki, wedle założonych planów i celów.
Dzięki istnieniu poszczególnych elementów, można osiągnąć sprawną pracę, całego przedsiębiorstwa, poprzez zapewnienie skoordynowanej pracy wszystkich elementów systemu. Dzieje się tak również dzięki przejrzystości obowiązków poszczególnych osób i całych działów. Odpowiednio skonstruowany system dokumentowania, powinien bazować na realiach, w jakich funkcjonuje organizacja. To znaczy, że musi uwzględniać lokalne prawo, prawo międzynarodowe oraz prawo regulujące branże, którą zajmuje się dana organizacja.
Przed wdrożeniem systemu dokumentowania należy przedsięwziąć kilka kroków. Najpierw trzeba przeszkolić kadrę kierowniczą oraz personel firmy z zakresu norm ISO 9001:2000, oraz powołać pełnomocnika do spraw systemu jakości. Następnie przeprowadza się analizę systemu organizacyjnego danego przedsiębiorstwa lub organizacji, aby móc określić konkretne potrzeby. Po tym następuje opracowanie oraz wdrożenie odpowiednich procedur, zgodnych ze wszystkimi normami.