Według danych GUS-u w 2016 roku, w Polsce działalność prowadziło 2 mln i 4 tysiące mikroprzedsiębiorstw. Zdecydowana większość to jednoosobowe firmy pracujące w formie B2B dla kilku stałych klientów. W mniejszej części to firmy zatrudniające w porywach do 10 pracowników. Ze względu na formę prowadzenia działalności i rozliczania z Urzędem Skarbowym zwykle w formie uproszczonej (Książka Przychodów i Rozchodów) nie decydują się na zakup systemu klasy ERP, a korzystają z podstawowych funkcji, które daje program do faktur. Wybór taki podyktowany jest tym, że kwestiami kadrowo/księgowymi zwykle zajmuje się zewnętrzna firma lub są na tyle proste, że nie wymagają zaawansowanych narzędzi.
Infrastruktura
Wybierając program do faktur w mikro działalności musimy zastanowić się nad wyborem infrastruktury. W przypadku wyboru rozwiązania dostępnego online, w formie SaaS ta kwestia dotyczy jedyne tego o co musimy zadbać - w miarę szybki dostęp do Internetu. W przypadku rozwiązania lokalnego sprawa jest już trochę bardziej skomplikowana. Musimy pamiętać, że taki program korzysta zwykle z silnika bazy danych, który zgodnie z dobrymi praktykami powinien być zainstalowany na osobnym komputerze, który będziemy traktować jako „serwer”. Nie musi być to typowe serwerowe rozwiązanie, ale byłoby to wskazane.
W omawianym przypadku może być to używane urządzenie poleasingowe, które za niewielkie pieniądze zapewni nam większą stabilność. Podstawową różnicą między typowym komputerem, a serwerem jest przewidywany czas pracy. Typowy komputer konstruowany i budowany jest przy założeniu, że będzie pracował kilka godzin dziennie. Przy budowie serwera konstruktorzy wychodzą z założenia, że takie urządzenie będzie chodziło 24h na dobę. Dlatego niektóre części jak dyski, zasilacze są zdublowane i umożliwiają ich wymianę bez wyłączania jednostki. Kolejnym istotnym elementem infrastruktury są dysk zewnętrzne i narzędzie do robienia kopii bezpieczeństwa. Jak mówi stare przysłowie: „każdy robi backup, pytanie tylko od kiedy”. Nie czekajmy z tworzeniem kopii zapasowych do momentu, aż utracimy dane.
Interfejs
Pamiętajmy, że w małej działalności mamy mało czasu na prace biurowe. Nie mamy miejsca na stanowisko fakturzysty/fakturzystki, a większość pracowników jest wielozadaniowych. W związku z tym program do faktur musi być wyposażony w prosty i intuicyjny interfejs, który nie będzie przysparzał problemów podczas użytkowania. W tak małej organizacji nie potrzebujemy skomplikowanych rozwiązań z tysiącem ukrytych, niepotrzebnych funkcji. Każde dodatkowe kliknięcie jest zbędne i niepotrzebne. Tak długo jak liczba wystawianych miesięcznie dokumentów mieści się poniżej 50 – 100 pomysł wdrażania rozwiązania do zawansowanej analizy mija się z celem i jest przerostem formy nad treścią.
Aktualizacja
Program do faktur w założeniu ma być prostym rozwiązaniem, które ma ułatwić i przyspieszyć prace związane z koniecznością wystawiania faktur zgodnych z literą obowiązującego prawa. Dlatego bardzo ważne jest, aby był z literą tego prawa zgodny. Niestety nasze prawo ulega dosyć częstym zmianą i często są to zmiany wymagające modyfikacji programu, których nie może wykonać użytkownik, a które musi wprowadzić producent. Dlatego tak ważne jest, aby wybierając taki program upewnić się, że będą dostępne do niego aktualizacje.
Artykuł powstał we współpracy z afaktury, który ma do zaoferowania program do faktur. Po więcej informacji wejdź na stronę afaktury.pl.
